Årsmöte 2016
Årsmöte KodachiKai 2016, Klockan 18:00, 2016-04-24, Jaktstigen 33, 226 52 Lund
1) Mötets öppnande
2) Val av mötesordförande och sekreterare
a) Mötesordförande: Johan Gustavsson
b) Sekreterare: Maria Johansson
3) Val av protokolljusterare att jämte mötesordföranden justera protokollet
a) Johanna Hansson
b) Diana Davidsson
4) Fråga om kallelse till mötet har utfärdats i behörig ordning
a) Svar: Ja
5) Fastställande av röstlängd för mötet
a) Rösträknare: Linus Mårtensson
b) Röstlängd fastställs till: 9
6) Fastställande av dagordningen
a) Dagordningen fastställs
7) Genomgång av föregående årsmötes protokoll
8) Föredragande av verksamhetsberättelse och kassaberättelse (se bil.1)
9) Revisionsberättelse och beslut om ansvarsfrihet för sittande styrelse (se bil 2)
a) Sittande styrelse får ansvarsfrihet
10) Genomgång och godkännande av verksamhetsplan och budget (se bil.3)
a) Verksamhetsplan och budget godkänns
11) Behandling av inkomna motioner
a) Motion angående omformulering av text i Paragraf § 6 i stadgarna. (se bil.4)
Årsmötet röstade ja med majoritet.
b) Andra omröstning: Motion för ändring av styrelseval i § 6 (se bil.5)
Motionen korrigerades under årsmötet. § 6 ska författas som följande:
”§ 6 Styrelsen Mellan årsmötena handhas föreningens löpande verksamhet av styrelsen. Denna får besluta i alla frågor som ej enligt stadgarna skall avgöras av årsmötet, och måste sammankallas av ordföranden. Medlemmar kallade till styrelsemöte har rätt att delta och ge förslag vid styrelsemöten, men har ej rätt att rösta. Styrelsen har sitt säte i Lund. Styrelsen består av ordförande, sekreterare, kassör och eventuellt övriga ledamöter och suppleanter. Styrelsen måste bestå av minst tre personer. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen. Valbar är medlem i föreningen. Alla styrelsemedlemmar utses av stämman och styrelseposter inom styrelsen utses vid konstituerande styrelsemöte. Styrelsen får vid behov omkonstitueras under fortlöpande år. Om ordförande avgår kan valfri ledamot kalla till nytt konstituerande styrelsemöte. Vid omkonstituerande styrelsemöte måste hela kvarvarande styrelsen närvara, ej inräknat suppleanter. Styrelsen är beslutsmässig om minst 50 %(avrundat uppåt) av valda ledamöter är närvarande. Om styrelsen i sin helhet består av fyra(4) eller färre ledamöter krävs tre(3) närvarande ledamöter för att styrelsen ska bli beslutsmässig. Det konstituerande styrelsemötet bestämmer vilka som får teckna föreningens firma. Sekreteraren ansvarar för att mötesprotokoll tilldelas samtliga ledamöter samt att det vid förfrågan ska kunna lämnas ut till medlemmarna. Endast styrelsen eller av styrelsen utsedd person har rätt att föra föreningens talan utåt.”
Årsmötet röstade ja med majoritet på den korrigerade motionen.
c) Behandling av styrelsens proposition om värdegrund (se bil.6)
Årsmötet röstade ja, styrelsen ska anta en värdegrund för föreningen.
12) Val av styrelse Eftersom motionerna att ändra § 6 gick igenom så kommer årsmötet bara välja ledamöter som under ett omkonstitutionerande styrelsemöte väljer poster. Detta betyder även att styrelsens förslag läggs bort. Styrelsen kommer välja suppleanter. Årsmötets förslag går igenom.
a) Ledamot: Maria Johansson, (nyval på posten)
b) Ledamot: Diana Davidsson, (nyval på posten)
c) Ledamot: Johanna Hansson, (nyval på posten)
d) Ledamot: Linus Mårtensson, (nyval på posten)
e) Ledamot: Sam Gällström, (nyval)
f) Ledamot: Frank Esbjörnsson, (nyval)
g) Suppleant:
h) Suppleant:
13) Val av minst två revisorer
a) Fanny Bystedt
b) Johan Gustavsson
14) Val av årets valberedare
a) Styrelsen agerar valberedare
15) Fastställande av medlemsavgift
a) Oförändrad, 70kr
16) Årsmöte för våra avdelningar inom föreningen. Val av styrelse och genomgång av kassa- och verksamhetsberättelse.
a) Tabletopgruppen b) Månadsgruppen c) Workshopgruppen d) Video Games e) Talks f) Spökhusgruppen g) Cosplay h) Artemis i) Aktiviteter j) Doramagruppen k) Medlemsgruppen l) Teckningsgruppen m) MoonCat Karaoke
Årsmötet beslutade efter en muntlig genomgång av varje avdelnings verksamhets-/kassaberättelse att samtliga förtroende valda får sitta kvar på sitta platser i samtliga avdelningar.
17) Övriga frågor
a. Skapa en ny avdelning: Kodachicrew
Ordförande: Linus Mårtensson Ledamöter: Maria Johansson, Sara Meurling, Johanna Hansson
b. Lägg upp ett sätt på hemsidan där medlemmar kan kontakta ansvariga för våra avdelningar.
c. Dela ut våra konventsposter, konventet är snart!
18) Mötets avslutandes.
Bilaga 1
Verksamhetsberättelse Vi har haft återkommande teckningsmöten en gång i veckan. Under höstterminen har vi även haft andra aktiviteter under våra möten. Aktiviteterna har bestått av teckningskurser, matlagning, filmvisningar, sommarfest och julfest.
Vi har även haft doramavisning varje vecka under vårterminen, men under höstterminen var biolokalen under reparation.
Vi har även hållit ett konvent, fyra-dagars KodachiCon. Under konventet har vi haft flera aktiviteter, däribland TV-spel, Cosplay, Karaoke, mm.
Utöver detta har föreningen också besökt flera konvent i Sverige och Danmark där vi drivit Karaoke.
Kassaberättelse Under året har vi drivit aktiviteter överlag i linje med budget.
Våra kostnader för att åka till andra evenemang med karaoken har blivit 0kr då vi har sökt betalt från evenemangen för våra resekostnader.
Kodachikun har inte blivit av under 2015 då vi inte har funnits en lokal som passat våra behov. Vi har därmed sluppit den kostnaden.
Vi har valt att efterskänka medlemskap/medlemsavgiften till samtliga av våra funktionärer som jobbade under Kodachicon 2015 och som inte redan betalt sin medlemsavgift. Detta har inte lett till någon ekonomisk förlust då man inte behövt vara medlem för att jobba som funktionär tidigare år. Det har dock gett oss ett större medlemsantal att söka bidrag för under 2016.
Kodachicon har gått back men väl inom planerad budget. Förlusten är dessutom mindre än under 2014. Kodachicon har växt och lockar fler människor samt gett föreningen mycket publicitet i flera medier. Detta ses som ett bra resultat.
I bokföringen förkommer det vissa korrigeringar ibland våra verifikationer. Dessa är för att korrigera utgifter som blivit bokförda från fel kassakonto och för att samla konventutgifterna i färre flikar i vårt bokföringsprogram för att få en tydligare överblick över vår ekonomi som rör konventen.
Bilaga 2
(Revisionsberättelse ges på begäran, maila info@kodachi.se)
Bilaga 3
Verksamhetsplan 2016 Under 2016 planerar föreningen driva minst ett konvent, Kodachicon 2016.
Som målsättning ska antalet besökare på konventet stiga med ca 15 %, företrädelsevis genom utökande av konventet och förbättring av kommunikationen inför evenemanget med föreningar, företag, kommun och media.
Föreningen kommer fortsatt att besöka externa event för att utöka sin medlemsbas.
Föreningen kommer fortsatt att driva veckomöten, och har som målsättning att öka antalet besökare genom att fortsatt driva olika aktiviteter där vi kan bjuda in annars inaktiva föreningsmedlemmar.
Föreningen har som målsättning att förbättra sitt samarbete med kommunen och att tillsammans med Sverok Skåne verka för att starta en motsvarighet i Lund till Spelens Hus i Malmö.
Genom att börja starta avdelningar i föreningen har vi också som mål att utöka våra möjligheter att söka bidrag under Sverok Skåne.
Budget 2016 Bidragsökning och intern budget specifikt för konvent ligger inom budgetramarna för respektive konventspost.
Alla siffror i tusental kr.
Intäkter Kodachicon: 210 Kodachikun: 0 Bidrag kommunalt: 30 Bidrag Sverok: 92
Utgifter Kodachicon: 302 Kodachikun: 0 Lokal: 10 Aktiviteter: 20
Bilaga 4
Motion angående omformulering av text i Paragraf § 6 i stadgarna Inledning
Denna motion avser att ändra den formulering som styrelsen föreslår för paragraf § 6 i nuvarande punkt 11 i dagordningen(komplett rubrik: Andra omröstning av stadgeändring angående styrelse val) specifikt den bit som lyder; ”(…)Styrelsen är beslutsmässig om minst tre ledamöter är närvarande(…)”. Då det i paragraf § 6 inte specificeras hur stor styrelsen kan vara så kan det innebära att styrelsen i framtiden kan bestå av exempelvis 10 personer, men behöver bara ha 3 personer närvarande för att kunna ta beslut. Då paragrafen också säger att styrelsen blir mer självstyrande kan detta leda till problem som vi inte kan förutspå idag. Förändringen som föreslås i denna motion är en omskrivning av paragraf § 6 för att hindra att styrelsen tar beslut med endast minoritet närvarande. Beskrivning Den nya formuleringen i paragraf § 6 avser att ge styrelsen mer frihet när det gäller att kunna fördela poster fritt bland sina ledamöter. Den nya formuleringen innehåller också beskrivning av hur styrelsen ska gå tillväga när den tar beslut och vad som krävs för att styrelsen ska vara beslutsmässig. En passage i paragrafen lyder; ”(…)Styrelsen är beslutsmässig om minst tre ledamöter är närvarande(…)”. Denna passage sätter alltså ett nummer på hur många valda ledamöter som måste vara närvarande för att styrelsen ska kunna ta bindande beslut. Paragrafen nämner dock inte något nummer på hur stor styrelsen maximalt får vara. Detta i kombination med den tidigare nämnda passagen kan i framtiden leda till att styrelsen kan ta bindande beslut med extrem minoritet närvarande på mötena. Idag kanske detta inte är ett problem, men vi vet inte hur styret i föreningen kommer se ut i framtiden. Man ska inte kunna ta beslut i en styrelse med 8+ ledamöter genom att 3 ledamöter sammankallar ett möte med kort varsel så att ingen annan kan komma. Att ändra på denna formulering gör att styrelsemötena bättre representerar föreningens medlemmar eftersom ju fler ledamöter som närvarar på mötena desto bättre representation av föreningen i sin helhet får man i styrelsen. Formuleringen kan eventuellt göra beslutsprocessen i styrelsen långsammare, på grund av längre väntetid för att kunna kalla samman ett beslutsmässigt styrelsemöte.
Bedömning Mitt förslag på lösning är att man skriver om passagen ”(…)Styrelsen är beslutsmässig om minst tre ledamöter är närvarande(…)” i paragraf § 6 till följande: ”Styrelsen är beslutsmässig om minst 50%(avrundat uppåt) av valda ledamöter är närvarande. Om styrelsen i sin helhet består av fyra(4) eller färre ledamöter krävs tre(3) närvarande ledamöter för att styrelsen ska bli beslutsmässig.” Denna formulering löser den tidigare problematiken med att styrelsen kunde ta beslut med minoritet närvarande. Detta eftersom den nya formuleringen är mer flexibel till hur många ledamöter som sitter i styrelsen i och med att den specificerar en närvaroprocent snarare än ett visst antal ledamöter. Den tar också hänsyn till om styrelsen består av ett litet antal medlemmar och ser med sin formulering till att styrelsen måste ha minst 3 ledamöter närvarande för att vara beslutsmässig. Yrkanden 1. Jag yrkar att årsmötet röstar för att passagen ”(…)Styrelsen är beslutsmässig om minst tre ledamöter är närvarande(…)” i paragraf § 6 ändras till följande: ”Styrelsen är beslutsmässig om minst 50%(avrundat uppåt) av valda ledamöter är närvarande. Om styrelsen i sin helhet består av fyra(4) eller färre ledamöter krävs tre(3) närvarande ledamöter för att styrelsen ska bli beslutsmässig.” Om annan en annan formulering som anses vara bättre presenteras på mötet bör denna ersätta den föreslagna texten och passagen bör ändras till det bättre förslaget. 2. Om denna motion godkänns av mötet yrkar jag på att det första förslaget på stadgeändring (från dagordningen) skrivs om enligt årsmötets valda formulering. Vi röstade om denna stadgeändring på förra årsmötet och den fick då endast enkel majoritet. Därför röstar vi nu igen på detta årsmötet som en andra omröstning. Men om årsmötet godkänner denna motion kan detta inte längre räknas som en andraomröstning utan bör räknas som en förstaomröstning. Jag yrkar alltså på att punkten ”Andra omröstning av stadgeändring angående styrelse val” görs om till en förstaomröstning angående en stadgeändring.
Bilagor/referenser 1. Föreningen Kodachikais nuvarande stadgar: http://www.kodachi.se/kai/pages/40FF7066-8CA8-43AD-A0FD-E4C60CC77F23 2. Dagordningen för årsmötet 2016(2016-04-26): https://www.facebook.com/events/1109251135781162/ Önskemål vid presentation av motionen Denna motion bör läggas in i dagordningen innan punkten för omröstning av de berörda stadgarna(paragraf §6). Detta för att undvika dubbelt arbete. Grundläggande förutsättningar för motion Motionen är i sin helhet, inkl. yrkanden, direkt ställd till föreningsstämman (alltså inte till styrelsen) för behandling/beslut. Samtliga föreningsmedlemmar, alltså även styrelsen, har naturligtvis rätt att på stämman avge kommentarer med anledning av motionen. Om styrelsen anser att något är oklart i motionen ombedes styrelsen att innan stämman kontakta motionär för förtydligande (vilket också resulterar i en effektivare och snabbare genomförd stämma). Styrelsens enda skyldighet för motioner är att se till att motionerna distribueras till medlemmarna i lagstadgad tid – företrädesvis långt tidigare – till alla medlemmar. Det finns inget krav i något regelverk för styrelsen att bemöta motionen innan stämman eftersom motionen inte är riktad till styrelsen. Om styrelsen har synpunkter på motionen så kan och bör styrelsen – på lika villkor som alla övriga medlemmar, och i fullt demokratisk ordning – bemöta motionen på stämman. Om denna text ligger kvar till stämman så innebär detta att styrelsen ej diskuterat motionen med motionär. Motionen saknar frågor. Yrkandena i motionen är ej att betrakta som uppfyllda varför styrelsen naturligtvis varken har att ”söka ge svar” eller föreslå stämman att ”motionen ska anses besvarad”. Några ”svar” finns det alltså ej för styrelsen att avlämna.
Pontus Jonsson 2016-04-26 Lund
Bilaga 5
Omröstning: Motion för ändring av styrelseval i § 6
Enligt nuvarande stadgar får ordförande, sekreterare, kassör, vice ordförande ej omkonstitutioneras under året. Det vill säga, styrelsen får inte inbördes byta poster vid behov. Det finns också flera andra konstiga krav på styrelsens formation såsom vice ordförande, storleken på styrelsen med mera, som inte egentligen fyller någon praktisk funktion i vår förening. Detta ledde i minst ett fall till extra årsmöte som hade kunnat undvikas. Jag föreslår att paragraf §6 som idag lyder:
§ 6 Styrelsen Mellan årsmötena handhas föreningens löpande verksamhet av styrelsen. Denna får besluta i alla frågor som ej enligt stadgarna skall avgöras av årsmötet, och sammankallas av ordföranden. Styrelsen har sitt säte i Lund. Styrelsen består av ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör och eventuellt övriga ledamöter och suppleanter. Styrelsen kan utse mötessekreterare vid varje mötestillfälle. Styrelsen måste bestå av minst 3 personer, och med ordförande udda antal ledamöter. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen. Valbar är medlem i föreningen. Alla styrelseposter utses av stämman. Styrelsen har rätt att vid behov tillkalla icke-styrelsemedlemmar till styrelsemöten. Medlemmar har rätt att delta och ge förslag vid styrelsemöten, men har ej rätt att rösta. Om ordförande, kassör, sekreteraren eller vice ordförande avgår måste extra årsmöte sammankallas. Styrelsen får, förutom ordförande, kassör, sekreteraren och vice ordförande omkonstitutioneras under fortlöpande år utan att tillkalla nytt årsmöte. Styrelsen är beslutsmässig enbart om ordförande eller vice ordförande, samt minst hälften av övriga ledamöter är närvarande. Endast styrelsen eller av styrelsen utsedd person har rätt att föra föreningens talan utåt. Det konstitutionerande styrelsemötet bestämmer vilka som får teckna föreningens firma. Sekreteraren ansvarar för att mötesprotokoll tilldelas samtliga ledamöter samt att det vid förfrågan ska kunna lämnas ut till medlemmarna.
Författas om som följer:
§ 6 Styrelsen Mellan årsmötena handhas föreningens löpande verksamhet av styrelsen. Denna får besluta i alla frågor som ej enligt stadgarna skall avgöras av årsmötet, och sammankallas av ordföranden. Medlemmar kallade till styrelsemöte har rätt att delta och ge förslag vid styrelsemöten, men har ej rätt att rösta.
Styrelsen har sitt säte i Lund. Styrelsen består av ordförande, sekreterare, kassör och eventuellt övriga ledamöter och suppleanter. Styrelsen måste bestå av minst tre personer. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen. Valbar är medlem i föreningen. Alla styrelsemedlemmar utses av stämman och styrelseposter inom styrelsen utses vid konstituerande styrelsemöte. Styrelsen får vid behov omkonstitueras under fortlöpande år. Om ordförande avgår kan valfri ledamot kalla till nytt konstituerande styrelsemöte. Styrelsen är beslutsmässig om minst tre ledamöter är närvarande. Det konstituerande styrelsemötet bestämmer vilka som får teckna föreningens firma. Sekreteraren ansvarar för att mötesprotokoll tilldelas samtliga ledamöter samt att det vid förfrågan ska kunna lämnas ut till medlemmarna. Endast styrelsen eller av styrelsen utsedd person har rätt att föra föreningens talan utåt.
Bilaga 6
Proposiotion: Anta en värdegrund Av: styrelsen
Bakgrund: Kodachikai har i nuläget ingen värdegrund. En värdegrund är ett viktigt verktyg som definierar våra värderingar som värdesätts av föreningen. Sverok gick efter sitt riksmöte ut med ett uttalande om sitt ställningstagande emot rasism. Ett uttalande som grundade sig i en motion som hade tagits upp på riksmötet. Det var våra representanters samlade uppfattning att den motion och efterföljande diskussion var helt onödig om Sverok hade haft en bra värdegrund att luta sig på i frågan. Vi vill därför gå i framkant och anta en värdegrund som vi kan luta oss på när det kommer till att driva föreningen.
Värdegrunds förslag: En förening finns till för att samla människor med likartade intressen för att verka för en gemensam sak. Att vara medlem i en förening ska vara inspirerande och givande för alla medlemmar. Det ska finnas ett ömsesidigt utbyte mellan medlemmarna i föreningen.
Som medlem i Kodachikai välkomnar vi alla att vara med och utveckla föreningens verksamhet. Charmen med föreningsverksamhet är att alla insatser behövs. Det betyder att du som medlem kan välja hur mycket du vill och kan engagera dig i föreningens aktiviteter. Det vi lovar dig är att alla insatser kommer att uppskattas.
Vi har respekt för att människors livssituationer ser olika ut och att det ger oss olika förutsättningar att bidra och medverka. Vi finns för våra medlemmar och vi har till uppgift att tillvarata så mångas intressen som möjligt.
Det innebär att inriktningen på den verksamhet vi bedriver kan skifta men vi kommer aldrig frånsäga oss på våra grundläggande värderingar.
Gemenskap och utveckling: Vi vill driva en förening där alla medlemmar känner att de har glädje av både verksamheten som bedrivs och kontakten med andra som är intresserad av samma sak.
Vi tror att olika synsätt på hur man når ett gemensamt mål berikar verksamheten. Vi välkomnar dina idéer och tror på öppna och konstruktiva diskussioner.
Demokrati och delaktighet: Föreningsdemokrati innebär att alla medlemmars röst har lika värde. Delaktighet innebär att alla som deltar får lov att vara med och bestämma om samt ta ansvar för sin verksamhet. Demokrati och delaktighet ska utövas jämställt oavsett bakgrund.
Allas rätt att vara med innebär att: Alla som vill ska kunna vara med utifrån sina förutsättningar. Alla som vill, oavsett nationalitet, etniskt ursprung, religion, ålder, kön, sexuell läggning samt fysiska och psykiska förutsättningar, får vara med i föreningsdriven aktivitet/verksamhet. Föreningen tolererar inte kränkande uttalanden eller beteenden.
Trygghet: Vi vill arbeta för att ge våra medlemmar en trygg och öppen plats där de kan känna sig accepterade och välkomnade.
Huvudyrkande: Styrelsen yrkar Att årsmötet ger styrelsen befogenhet att anta en värdegrund baserat på det utkast som styrelsen har lagt fram.